Gode tips til videomøder

FØR MØDET

  1. Inviter kun de nødvendige til webmødet
    Jo færre deltagere jo bedre på et webmøde. Jo flere der skal have ordet jo sværere bliver det.
    Til gengæld kan der sagtens være andre med på en lytter – altså deltage i webmødet uden taletid men kun til info.
  2. Ham/hende der styrer webmødet skal være velforberedt
    Den der styrer mødet skal være ekstra velforberedt på både agendaen og på teknikken. Sæt gerne ekstra meget tid af til at forberede en agendaen grundt (se nedenfor), til at sætte sig ind i teknikken (fx hvordan man giver folk ordet, hvordan man bruger chat funktion, hvordan man muter, hvordan man bruger video etc.)
    Det er klart bedst hvis mødelederen har erfaring med webmøder!
  3. Gør jeg ekstra umage med agendaen
    Det er ekstremt vigtigt for webmødet succes at agendaen MEGET velforberedt. Gør følgende:

    1. Vælg kun de punkter der er nødvendige – ikke nogle åbne diskussionspunkter eller ’any other business’
    2. Beskriv hvad hver punkt omhandler med en kort tekst – fx punktet handler om analyser af støj med de seneste skitser af facader, hvad analyserne betyder for facaderne og hvordan vi skal rette skitserne til fremadrettet.
    3. Skriv tydeligt om deltagerne skal forberede noget til punktet – fx det forventes at alle set den seneste skitse fra XX og at alle har læst støjanalysen fra YY
    4. Beskriv hvad der skal besluttes som afslutning på hvert punkt – fx som afslutning på punktet skal vi beslutte hvad vi retter til på facaderne frem til det næste møde den x.marts

Send agendaen ud i meget god tid og spørg om der mangler noget på agendaen. På dagen holder vi os stramt til agendaen!

 

UNDER MØDET 

  1. Hav tålmodighed med teknikken

Teknikken kan ofte drille på webmøder. Særligt når man starter mødet op, men også undervejs – og især hvis nogle deltagere sidder med en dårlig internetforbindelse. Man er nødt til at være tålmodig.

  1. Start mødet med at opridse nogle klare retningslinjer
    Det kunne fx være at ridse op

    1. Hvem der er mødeleder og at ingen må tale uden at have fået ordet af mødelederen
    2. Hvordan man beder om ordet (fx ved at bede om det i chat eller lignende)
    3. Hvad der er på agendaen og at vi ikke afviger fra agendaen (hvis nogen har noget meget vigtigt der ikke er på agendaen skal det frem nu)
    4. At alle skal have tålmodighed med teknikken, hvis der opstår problemer. Folk kan eventuelt slå deres video fra hvis deres internetforbindelse er mindre god
    5. At alle skal være opmærksomme på ikke at larme. Alle bør være på ’mute’ når de ikke taler.
    6. At der udsendes referat kort efter mødet som alle skal læse og godkende inde for en aftalt deadline (aftal deadline nu)
  2. Tal langsomt og tydeligt – og opsummer undervejs
    Tal langsommere og mere tydeligt end normalt. Det er meget sværere at høre og forstå folk på et videomøde. Og lav en opsummering for hvert punkt på agendaen – fx nu er vi færdige med punkt X, det vi har besluttet er… er alle enige i det?Det er desuden en god ide at have hele sin agenda som Ppt præsentation, hvor hvert punkt har (mindst) en slide, hvor der står hvad punktet handler om og hvad der skal besluttes. Slides kan deles med alle på skærmen under mødet og dermed være styrende for agendaen.

EFTER MØDET

  1. Send referat hurtigt – og bed alle om at læse og godkende det
    Det er særligt vigtigt med et hurtigt referat efter et videomøde. Risikoen for misforståelser er større ved et videomøde. Lav derfor referatet med det samme og send det ud. Meget gerne samme dag.
    Bed også alle om at læse og godkende referatet på mail – eller sige hvis der er noget de er uenige i. Sæt en kort deadline for at læse og godkende referat. Aftal allerede denne deadline på selve videomødet, så alle er enige om det.
  2. Spørg om alles erfaringer med videomødet
    I kommer sandsynligvis til at holde en række videomøder den næste tid. Derfor skal I hurtigt finde en god form og kultur for møderne. Den bedste måde er at spørge om alles erfaringer på en særskilt mail efter mødet. Så kan I bruge deltagernes feedback til at forbedre videomøderne løbende.

Jeg håber at ovenstående kan hjælpe jer.